SEO技术分享站

当前位置:主页首页 > 电脑教程 > 工具软件 > 办公软件 > Word教程 > word常见问题 > >

开源办公的五个法律问题

来源::网络整理 | 作者:管理员 | 本文已影响

开源办公的五个法律问题

——以“新型冠状病毒”防控期间企业在线远程运营为视角

一、开源办公:基于开源思维的新办公模式

1.背景

2020年的春节假期已近尾声,但是,神州大地上,防控“新型冠状病毒感染肺炎”的战斗还在继续,疫情仍然不断变化,不排除假期被迫再次“充值延长”的可能。

对具体公司而言,“军中不可一日无粮”,生产经营亟待尽快重启;对国家而言,宏观经济前行的车轮绝不可停止转动,市场亟待重启。

疫情防控战带来的员工延迟返程、办公场地封锁等处置方案,与企业开展生产经营活动之间,必然产生诸多矛盾。因此,远程办公、在线办公等非面对面的工作方式,相信会成为众多企业或主动、或被动的选择。

但是,对具体的企业而言,究竟该怎么做出选择呢?我们认为,不仅仅要在工具层面、战术层面去考虑,更应该从战略层面进行总体部署。

从战略层面出发,需要全面和深入地思考,远程办公、在线办公对行业的影响以及行业变革的方向可能,行业市场模式的重构,对应公司如何进行基因再造和运行机制创新。从战术层面出发,需要聚焦如何响应市场变化、调整企业管理模式,对应公司办公模式的改造。

至于具体工具选择,市场上已经有可选产品,比如,集成了在线OA、在线文档、智能审批、群直播等组件的钉钉云办公系统,Teambition、ONES等企业远程协同项目管理系统,集成协作版办公套件、云文档权限管理、行程安排、语音会议组件的金山WPS在线,石墨文档的在线协同,适用于数据或软件公司的Github或者Gitee代码托管系统等等。

企业要做的,是如何根据战略部署、战术选择,决定具体工作流程,再进行采买。

当然,战略层面、战术层面、工具层面的推进并没有绝对的先后顺序,为解燃眉之急,即使先从工具采买入手,也无可厚非。但我们想要强调的是,一定要及时、并争取尽早开始战略层面、战术层面的部署。

今天看来,战略层面的思考与重构,还需要很长时间去摸索。但在战术层面做好准备,从方法论的角度对远程办公模式做出选择,比匆忙采购一个或几个在线办公产品或服务,应该更为重要。战术选择是承上启下的,既有可能推动商业模式创新,也会引导技术的开发,进而演化出战略升级。

2.开源办公

开源办公的概念,就是在战术层面提出的一种企业在线办公模式。开源办公提出的背后,依托的是一种方法论,是企业办公逻辑对开源软件生产逻辑的提炼、借鉴、迁移与优化。

开源,即开放源代码Open Source,是发端于20世纪90年代的一种软件生产方式,主张源代码按照开源软件许可证条件开放,共享[1]。我们将开源软件的生产方式抽象化,脱离开单纯的软件生产,放到一般性生产运营环境中,即可得到“开源办公”模式的设计思路。开源软件生产的一个重要特点,就是一开始即采用网络化、全球化的智力协作方式[2]。即是说,“开源”的基因,在其诞生之初就是强调软件生产运营全流程、全生命周期的在线化与远程协同。

开源办公的工作模式,应当具备如下特点:

(1)工作任务可以拆解、细化为多个子项目,形成模块化,根据实际变化,快速有效地调整;项目之间可以相对独立进行,并应当具体落实到不同员工;项目之间形成协同,最终共同达成目标。

(2)“贡献”(“Contribution” )作为工作速度与质量的呈现,普遍应用OKR的工作评价方法(谷歌公司就采用这一方法)。

(3)信息技术为主导,业务全流程上云,实现在线化,实现全云端部署。

(4)各方在竞争与协作两方面具有正相关关系。

(5)需要建立规则(法律视角),以保障信息生产的有序,保障信息安全。

二、开源办公的法律风险防范与应对

无疑,推进“开源办公”模式,对企业是一次全新的考验。尤其对于刚刚进入信息化转型升级进程程、仍然习惯于线下物理空间办公的企业来说,大家所面对的,是未知风险与更多的不确定性。做出战略部署、战术选择时,一定要有逆向的风险防范意识,企业经营的技术之舟,需要法律之盾来保驾护航。企业在采买、配置相应技术工具时,必须从防范和规避法律风险的角度,向技术工具供应方提出具体需求,调整、优化相应技术工具的具体功能,以更好实现开源办公模式。

那么,从战术层面看,开源办公有哪些法律问题,需要做好风险防控呢?我们在此梳理总结了在实践中容易被提出的五个问题,供大家参考。

1.公司管理问题:公司会议怎么开?——以有限公司股东会会议为例

公司会议是公司进行管理与经营活动的主要方式。《公司法》规定的公司会议有股东会会议、董事会会议、监事会会议。此外,公司的会议还有经理层会议、项目会议、市场营销会议等等。

这些会议对于公司及参会人的权益或责任,都可能产生法律上的影响或效果。有限责任公司的股东会,依据《公司法》授予的职权,决定公司的重大事项,例如公司的经营方针,谁担任董事监事,增减注册资本,修改章程,合、并分立或者解散公司等等。

虽然《公司法》规定,股东一致同意某个事项的,可以不开会,股东以书面形式作个决定就可以。但大多数情况下,对于会议事项,股东都需要进行沟通讨论,决议的内容,常见的情形也不是全体一致同意,而是表决权多数通过。因此,召开会议,对于股东会作决议,还是常见的形式。

在开源办公模式下,使用网络和工具软件召开在线股东会,十分的方便。但不能忽略了法律和章程对股东会会议的程序及内容的要求,要做好风险防范,避免影响会议的合法性、合规性,导致决议最终被判定为不成立、无效,进而被撤销。

从证据法的意义上讲,根据最高人民法院《关于民事诉讼证据的若干规定》(将于2020年5月1日起施行)的规定,股东会决议等会议文件,属于私文书证。在开源办公模式下召开会议,召集、通知、召开过程及决议,属于电子数据或者视听资料的范畴。证据要获得认可,就要杜绝真实性无法验证的风险。

基于以上防范法律风险的考虑,如果采用远程在线会议的技术手段,解决防控疫情期间公司股东需要开会的问题,应具备开源办公的思维:将会议问题分解为清单,以技术的手段达到法律的要求与效果,任务落实到人,并根据变化及时作出调整,保证会议目标的实现。

以股东会定期会议来讲,开源办公模式下,相关问题可以分解成:

 董事会等召集权人通过数据电文等数字化文件[3]召集开会

 将会议通知有效地电子送达股东

③ 股东出席数、表决数、身份证明文件等符合法律及章程要求的数字验证[4] 

 董事长在线主持会议

 股东远程即时审议 

 电子记录并确认

 股东对议案在线表决 

 将股东会决议做有效电子签章并送达股东。

这样才能避免出现以下情形:小明软件公司的大股东小明,不通知董事会及董事长小强,拉了几个股东建个会议群,就开会讨论决定公司事务。


分享到: 更多

更多关于“word常见问题”的文章

热榜阅读TOP

本周TOP10

如何修改Word“文档”和“模板”等

如何修改Word“文档”和“模板”等

许多人都有这样一个习惯,无论是工作文档还是一些有用的东西,长期会保存到桌面上,用起来是非常方便,但...